Information nach Art. 13 und 14 DSGVO
Datenschutzerklärung
zeitfrei ist ein Buchungssystem für Unternehmen. Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten dabei tatsächlich anfallen, wozu wir sie verarbeiten, wer sie in unserem Auftrag verarbeitet und welche Rechte Sie haben.
1. Verantwortlicher
KI-Lotse UG (haftungsbeschränkt) i. G.
vertreten durch den Geschäftsführer Caspar von Bismarck
Anschrift: {{FEHLT: Ladungsfähige Anschrift — Straße, Hausnummer, PLZ, Ort}}
E-Mail: info@dein-kilotse.de
Datenschutzbeauftragte oder Datenschutzbeauftragter: {{FEHLT: Angabe, ob ein Datenschutzbeauftragter benannt wurde (Name + Kontakt) oder ob keine Benennungspflicht nach Art. 37 DSGVO / § 38 BDSG besteht}}
2. Zwei Rollen — bitte zuerst lesen
Bei zeitfrei treffen zwei verschiedene Datenschutz-Rollen aufeinander. Welche gilt, hängt davon ab, um wessen Daten es geht:
- Wir sind Verantwortlicher für die Daten der Unternehmen, die zeitfrei nutzen: Konto- und Vertragsdaten, Abrechnung, Support.
- Wir sind Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO für die Daten der Kunden dieser Unternehmen: Termin-, Kontakt- und Bewertungsdaten. Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich weisungsgebunden für das jeweilige Unternehmen. Verantwortlicher ist dort das Unternehmen, bei dem der Termin gebucht wurde.
Sie haben einen Termin bei einem Unternehmen gebucht? Dann richten Sie Auskunft, Berichtigung oder Löschung bitte an dieses Unternehmen — es ist für Ihre Daten verantwortlich. Erreichen Sie es nicht, schreiben Sie uns an info@dein-kilotse.de; wir leiten Ihr Anliegen weiter und unterstützen bei der Umsetzung.
3. Welche Daten wir verarbeiten
3.1 Konto- und Zugangsdaten der Unternehmen
Name und E-Mail-Adresse der registrierten Person, das Passwort ausschließlich als kryptografischer Hash, der Bestätigungsstatus der E-Mail-Adresse sowie Sitzungsdaten (Sitzungstoken, Gültigkeit und — soweit vom Anmeldesystem erfasst — IP-Adresse und Browserkennung). Dazu die Zugehörigkeit zu einer Organisation und die Rolle darin sowie offene Team-Einladungen mit der eingeladenen E-Mail-Adresse.
3.2 Unternehmensdaten
Firmenname, Adresse des zeitfrei-Auftritts, Branche, Anschrift, Telefonnummer, Website, Instagram- und TikTok-Adresse, Logo, Titelbild, Kurzbeschreibung und Über-uns-Text, Markenfarben sowie die Einstellungen zu Öffnungszeiten, Vorlaufzeit, Pufferzeiten, Buchungshorizont und Zeitzone.
3.3 Daten der Mitarbeitenden des Unternehmens
Name, optional E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Foto, die Farbmarkierung im Kalender sowie die hinterlegten Arbeits- und Pausenzeiten.
3.4 Kontaktdaten der Kunden des Unternehmens
Name und Telefonnummer (beides erforderlich für eine Buchung), optional die E-Mail-Adresse sowie freie Notizen, die das Unternehmen selbst erfasst. Diese Daten liegen immer nur im Bereich des jeweiligen Unternehmens und sind für andere Unternehmen technisch nicht sichtbar.
3.5 Termindaten
Datum, Beginn und Ende, gebuchte Leistung, zugeordnete Mitarbeitende und Ressourcen, der Status des Termins (bestätigt, erledigt, storniert, nicht erschienen), Notizen zum Termin, der Zeitpunkt einer Stornierung sowie ein zufälliger Einmal-Link, über den Kunden ihren Termin selbst verschieben oder absagen können. Bei aktiver Kalenderverbindung zusätzlich die Kennung des erzeugten Kalendereintrags.
3.6 Benachrichtigungen
Zu jeder versendeten E-Mail speichern wir Art (Bestätigung, Erinnerung, Stornierung, Bewertungseinladung), Kanal, Versandstatus, Versandzeitpunkt und im Fehlerfall die technische Fehlermeldung. Das ist nötig, um Doppelversand zu vermeiden und fehlgeschlagene Zustellungen im Dashboard sichtbar zu machen.
3.7 Bewertungen
Ein selbst gewählter Anzeigename, eine Bewertung von einem bis fünf Sternen, ein optionaler Text sowie der Bezug zum zugrunde liegenden Termin. Bewertungen sind nur nach einem abgeschlossenen Termin und nur über einen einmaligen Einladungslink möglich; von diesem Link speichern wir ausschließlich einen Hashwert, nie den Link selbst. Bewertungen werden mit dem Anzeigenamen öffentlich auf der Buchungsseite des Unternehmens und im zeitfrei-Portal angezeigt.
3.8 Abrechnungsdaten
Kunden- und Abonnementkennung bei unserem Zahlungsdienstleister, der Status des Abonnements, das Ende der Testphase und das Ende der laufenden Abrechnungsperiode. Kartendaten oder andere Zahlungsmittel werden von uns weder erhoben noch gespeichert — sie werden ausschließlich bei Stripe eingegeben und verarbeitet.
3.9 Kalenderverbindung (nur wenn Sie sie selbst herstellen)
E-Mail-Adresse des verbundenen Google-Kontos, die Zugriffs- und Aktualisierungstoken (verschlüsselt mit AES-256-GCM, nie im Klartext), der Berechtigungsumfang, die Kennung des angelegten Kalenders sowie der aktuelle Fehlerzustand des letzten Abgleichs. Die Verbindung ist optional; Registrierung und Buchung funktionieren vollständig ohne sie.
3.10 Schutz vor Massenanfragen
Anfragen an die öffentlichen Schnittstellen für Zeitfenster, Buchung und Absage werden je IP-Adresse gezählt, um automatisierte Massenanfragen zu begrenzen. Der Zähler liegt ausschließlich im Arbeitsspeicher des Servers, wird nach kurzer Zeit verworfen und weder dauerhaft gespeichert noch mit anderen Daten zusammengeführt.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Zweck | Daten | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Bereitstellung des Kontos und des Dashboards | Konto-, Zugangs- und Unternehmensdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) |
| Durchführung und Verwaltung von Terminen | Kontakt-, Termin- und Mitarbeiterdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — im Verhältnis zum Endkunden auf Weisung des Unternehmens (Art. 28 DSGVO) |
| Bestätigungs-, Erinnerungs- und Stornomails | Name, E-Mail-Adresse, Termindaten | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Einladung zur Bewertung nach dem Termin | Name, E-Mail-Adresse, Terminbezug | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — ausdrückliches Opt-in im Buchungsformular, jederzeit widerrufbar |
| Anzeige verifizierter Bewertungen | Anzeigename, Sterne, Text | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Abgabe der Bewertung) und lit. f DSGVO (Interesse an nachvollziehbaren, echten Bewertungen) |
| Abrechnung des Abonnements | Abrechnungsdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 147 AO (Aufbewahrung) |
| Kalenderabgleich | Kalenderverbindung, Termindaten | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — die Verbindung wird bewusst selbst hergestellt und kann jederzeit getrennt werden |
| Betriebssicherheit, Fehlersuche, Missbrauchsabwehr | Sitzungsdaten, Versandfehler, kurzzeitige Zählung von IP-Adressen gegen Massenanfragen | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) |
5. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter. Für den Betrieb setzen wir die folgenden Dienstleister ein:
| Anbieter | Aufgabe | Verarbeitungsort |
|---|---|---|
| Neon | Datenbank — hier liegen alle oben genannten Daten | Frankfurt am Main, Region aws-eu-central-1 (EU) |
| Vercel | Hosting der Website und der Serverfunktionen, Bildspeicher | Region fra1, Frankfurt am Main (EU) |
| Resend | Versand der Bestätigungs-, Erinnerungs-, Storno- und Einladungsmails | {{FEHLT: Verarbeitungsregion des Resend-Kontos, das zeitfrei nutzt (EU oder US)}} |
| Stripe | Zahlungsabwicklung des Abonnements der Unternehmen | EU und USA |
| Google (Calendar API) | Kalenderabgleich — ausschließlich, solange ein Unternehmen die Verbindung selbst aktiviert hat | EU und USA |
Stand der Auftragsverarbeitungsverträge: {{FEHLT: Bestätigung, dass für Neon, Vercel, Resend, Stripe und Google jeweils ein AVV nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen ist — inklusive Datum und Fundstelle}}
6. Übermittlung in Drittländer
Datenbank und Serverfunktionen laufen bewusst vollständig in Frankfurt am Main. Bei Stripe, Resend und Google ist eine Verarbeitung außerhalb der EU nicht ausgeschlossen, weil die Anbieter zu US-Konzernen gehören. Grundlage einer solchen Übermittlung: {{FEHLT: Je Anbieter die konkrete Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO — EU-Standardvertragsklauseln und/oder Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework, jeweils mit Nachweis}}
Weil dieser Nachweis noch aussteht, verwenden wir bewusst keine pauschale Aussage wie „vollständig DSGVO-konform“. Der Kalenderabgleich mit Google ist optional — Unternehmen mit erhöhten Vertraulichkeitsanforderungen können ihn ausgeschaltet lassen.
7. Speicherdauer
Konto-, Unternehmens-, Kunden-, Termin- und Bewertungsdaten speichern wir, solange das Konto des Unternehmens besteht. Wird ein Unternehmenskonto gelöscht, werden die daran hängenden Daten mitgelöscht. Anmeldesitzungen laufen automatisch ab; Bewertungs-Einladungslinks verfallen nach Ablauf ihrer Gültigkeit. Für Abrechnungsunterlagen gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.
Ein automatisiertes Löschkonzept mit festen Fristen für einzelne Datenkategorien ist derzeit nicht implementiert. {{FEHLT: Verbindliche Speicher- und Löschfristen je Datenkategorie — anwaltlich festzulegen und anschließend technisch umzusetzen}}
8. Cookies und lokale Speicherung
Wir setzen kein Analyse-, Werbe- oder Reichweiten-Tracking ein. Es gibt keine Zählpixel und keine Dienste Dritter, die Ihr Verhalten auswerten. Verwendet werden ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Anmeldung am Dashboard (Sitzungscookie); dafür ist keine Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Das Dashboard lässt sich als App installieren und legt dafür über einen Service Worker eine Kopie von Seiteninhalten im Browser ab — diese Kopie verbleibt auf Ihrem Gerät.
9. Ihre Rechte
Ihnen stehen gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte zu:
- Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO)
- Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — etwa für die Bewertungseinladung oder die Kalenderverbindung
Für alle diese Rechte genügt eine formlose Nachricht an info@dein-kilotse.de. Betreffen Ihre Daten einen Termin bei einem Unternehmen, wenden Sie sich bitte zuerst an dieses Unternehmen (siehe Abschnitt 2).
Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Zuständige Aufsichtsbehörde: {{FEHLT: Zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde — richtet sich nach dem Sitz der Gesellschaft und ist erst mit der Anschrift bestimmbar}}
10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Terminplanung berechnet freie Zeitfenster aus Öffnungszeiten, Arbeitszeiten und bestehenden Terminen — sie bewertet keine Personen.
11. Pflicht zur Bereitstellung
Für eine Buchung sind Name und Telefonnummer erforderlich; ohne sie kann ein Termin nicht zugeordnet und im Zweifel nicht abgesagt oder verschoben werden. Die E-Mail-Adresse ist freiwillig — ohne sie können jedoch Bestätigung, Erinnerung und der Link zum Verschieben oder Absagen nicht zugestellt werden.
12. Änderungen dieser Erklärung
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert — etwa wenn ein Dienstleister hinzukommt oder wegfällt. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung.
Stand: September 2026